事務・オフィスワーク

医療事務の仕事が覚えられない!!メモと習慣を変えるだけで解決する方法

ミスばかりしたらどうしよう
覚えることが多くてもう無理
全く覚えられない

仕事が覚えられなくて、ついていけない・・・

と思っている人は「全部覚える」のは諦めて、「すぐ思い出せるように上手に備えておく」方法に変えましょう。

結論、仕事が覚えられないお悩みを解決するには、仕事用にまとめたメモを作るのが一番です。

ちるこ
ちるこ
こんにちは筆者です!私も医療事務の経験があるので、「覚える」大変さは体感してきました・・・

医療事務の仕事は、受付や会計の仕方はもちろん、医院の決まりごとなど、覚えることが膨大!

細かい事が多いので全てを覚えておこう!という考えははっきり言って無謀です。

細かいことは忘れてしまっても、メモから必要な情報をすぐに確認できれば、問題なく仕事はこなせます。

仕事が覚えられなくて、ついていけない・・・
解決策はしっかりまとめたメモ作り!

そのための方法をお伝えしていきます。

こんな方に向けた記事です
  • 医療事務を始めたばかり
  • 医療事務を続けていけるか不安
  • 医療事務は向いていないと感じる

「まとめやすいメモ帳」を準備しよう

仕事で使えるメモづくりのために、まとめやすいメモ帳を準備しましょう。

ちるこ
ちるこ
どんなメモ帳を選ぶかが、後々の使いやすさに関わる!

整理が苦手な人でも使いやすいのは、後からページの入れ替え、増減が可能なルーズリーフタイプのメモ帳です。

いつでも制服のポケットに入れておけるA6ぐらいのサイズがおすすめです。

メモを使って仕事を覚えるステップ

仕事が中々覚えられない人、ミスが多い人は

メモをとってない
メモはしてるけど、使えるメモになってない

のどちらかである場合がほとんどだと思います。

以下のステップで、メモを上手に使って仕事を覚えることができます。

  1. とにかく細かくメモる!
  2. ちゃんと時間をとってまとめる!
  3. まとめたメモを使って仕事をしてみる!
  4. 足りない部分があれば追加する!!

これを続けるうちに仕事の大枠は頭に入りますし、メモが自分専用のマニュアルとして完成します。

細かい部分はメモが助けてくれるので、覚えられなくても問題ありません。

全部覚えておこう!と思うと頭がパンクするので

メモを使って「すぐ思い出せるように上手に備えておく」のがポイントです。

まずはしっかりメモをとる!

  • とにかくメモを習慣にする
  • 「見た内容」もメモする
  • 日付や時間を書く

覚えるためにまず重要なのは、とにかく仕事中にメモを残すこと!

最終的には自分用のマニュアルを作るつもりで、細かくメモをとります。

仕事中にとるメモは、まとめ用のメモ帳やノートではなく、別の適当な紙でもOKです。

とにかく常にメモれるようにし、事あるごとにメモする習慣をつけましょう。

ちるこ
ちるこ
後でまとめなおすので、きれいに書く必要もないよ

この時、聞いた内容だけでなく、目で見た内容まで書くのがポイントです。

教わった日付や時間も残しておくと、後でまとめる時に情景を思い出しやすくなります。

1日の流れも覚えやすくなり、おすすめです。

何かの操作画面の説明なら、簡単な図を書いて、クリックするアイコンや順番まで細かくメモします。

先輩の説明が早くて上手くメモれない場合

新人医療事務
新人医療事務
先輩の説明が早くて無理
ちるこ
ちるこ
そんな場合でも大丈夫!

仕事をOJTで教わる場合、患者さんが目の前にいる場合も多く、ゆっくりとはいかない事もあると思います。

説明を受けた段階でしっかりメモできなかった場合は、後で場所を確認したり、実際に操作して得た情報を書き留めます。

それでもわからなければ、教わったその日中に先輩に質問しましょう。

ここで、遠慮して放置してしまうと

後日、実際に仕事をする時に聞こうとしても、「前に教えたから1人でできるよね?」と言われてしまうかも。

教わったその日中に、「先程の〇〇をもう一度確認したいのですが・・・」

と質問できていれば、叱られることもないでしょう。

先輩の空いてるタイミングをみていきましょう!

ちるこ
ちるこ
どうしても無理なら、また教えてもらう約束だけでもしておけば安心です。

役立つメモを作る!~まとめ作業~

  • その日(その週)中にまとめる
  • 内容ごとに分類する
  • 見出しをつける(小分類)
  • メモ帳自体を分ける(大分類)

仕事中にメモした内容を見ながら、時間を作って整理し、まとめます

休み時間や、帰りの電車、家に帰った後など、ちゃんとまとめ作業の時間を作ります。

面倒に感じるかもしれませんが、後でミスなく仕事をするためには必須です。

ちるこ
ちるこ
私は教わったその週中には、まとめる自分ルールにしていました。

サボると、わからないことが増えていきます。

記憶に新しいうちにまとめるのが賢明です。

「どこに何が書いてあるかわからない」対策!

せっかくメモをまとめても、どこに何が書いてるかわからないのでは、仕事に活かせませんよね。 

ちるこ
ちるこ
どんなメモ帳を選ぶかが、結構重要!

という話を冒頭でもしましたが、内容的に分類が同じものが近くにあったほうが、必要な情報を見つけ出しやすくなります

なので、後からでもページ入れ替えが可能なタイプのメモか?は重要です。

より探しやすくするために、インデックスシールや付箋で見出しをつけるのも大事です。

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↑こちらは厚手でヨレにくく、粘着力もしっかりあるので中々優秀な付箋です。
少々割高ですが、すぐヨレて貼りなおす手間を考えると価値あると思います。

メモの内容が膨らんできたら、大分類ごとにメモ帳を分けるのもありです。

受付・会計・外来・検査など、その時に担当する仕事別などで分けると確認もしやすくなります。

まとめたメモを使って仕事する

  • まとめたメモ帳を使う
  • 内容をグレードアップしていく

教わったけど、覚えられていない仕事が発生した時こそ、まとめたメモの出番です。

わからない部分はメモ帳をチェックして、確認しながら仕事を進めます。

「まとめたら終わり」ではなく、実際に使うことで実用的なメモになっていきます

もし、メモを見てもわからない部分があるなら、先輩に確認します。

ちるこ
ちるこ
もちろん、確認した内容は忘れずに後で追加してね!

その繰り返しで、メモ帳の内容をグレードアップしていきます。

何度か繰り返すうちに、情報の充実した自分用の仕事マニュアルへと成長します。

ミス・漏れ防止のリストを作る

朝や帰りの準備、検査の準備など手順や準備物が決まっている仕事ってありますよね。

こういったルーティーンで行う仕事の漏れ防止には、メモにリストを作っておくのが効果的です。

例えば朝の準備なら

  1. サーバー機の電源ON

  2. 受付のPCをつける

  3. テレビをつける

  4. 音楽を流す

新人のうちはこういった基本の準備を任されやすいと思います。

覚えたつもりでも、「1つ忘れていて、後から注意される」なんてことも起こりがちです。

仕事の前後でリストを確認すれば、漏れやミスに気付けます。

ちるこ
ちるこ
曜日ごとの仕事や、掃除する場所などもリストにしておくと忘れないのでおすすめです。

番外編 忘れっぽい人におすすめな「ロールふせん」

洗剤を2個注文する
5/20 〇〇さんが検査結果の受け取りに来る
帰りに〇〇の電源消す!

仕事の中には、メモにまとめるほどじゃないけど、忘れちゃダメな事ってありますよね。

他にも、何度か忘れて、自分的に特に注意しなきゃいけない事など。

私は1日忙しく仕事すると、すぐに忘れてしまうタイプです。

ちるこ
ちるこ
なので、ロール付箋を使って管理していました。

ずっと覚えておく必要はないけど

今は重要!というような内容は、ロール付箋に書いてメモ帳の表紙に貼っておくのがおすすめです。

↑は裏面が全部粘着するので(でも後でちゃんと剥がせる)、ポケットに出し入れしても剥がれて紛失する心配もありません。

専用のカッターつきフォルダーもありますが、手で切れるの替え用のみでも使用できます。

その仕事が終わったり、自分の中で定着したら剥がします。

色々と使い勝手が良いので、こちらもポケットに1つ忍ばせておくといいですよ。

仕事で使える、役立つメモとは?経験者の考え

  • 自分の知りたい情報が網羅されている
  • 自分の知りたい情報を早くみつけられる
  • 仕事の漏れ・ミスを防ぐ工夫がされている

だと私は思います。

決して綺麗にカラーペンでまとめてあるとかではなく、自分用のマニュアルとして実用的か?が大事です。

なので、役立つメモを作る上で必要なことを書き出すと 

  1. 情報が網羅されている→日々細かくメモ、情報をアップグレード
  2. 情報を早く見つけられる→内容分類、インデックス
  3. 漏れ、ミス防止→チェックシートやリスト

は、普段からしっかり細かくメモし、時おりアップグレードできればクリアできます。

まずはしっかりメモをとる!

まとめたメモを使って仕事するを参照。

は、まとめ方に少し工夫が必要です

役立つメモを作る!~まとめ作業~を参照。

は、ある程度仕事に慣れるまでに重宝するので作るがおすすめです

ミス・漏れ防止のリストを作るを参照。

まとめ

\メモを使って仕事を覚えるステップ/
  1. とにかく細かくメモる!
  2. ちゃんと時間をとってまとめる!
  3. まとめたメモを使って仕事をしてみる!
  4. 足りない部分があれば追加する!!

医療事務の仕事が覚えられない!

と思っている人も、根気よくメモをまとめることを続けていれば、半年後には見違えるほど慣れていると思います。

まとめる作業は、最初は初めて教わる仕事ばかりで、大変かもしれません。

ちるこ
ちるこ
私も医療事務の仕事を初めて3ヶ月くらいまでは、まとめ作業に休日半日くらい費やしたこともあったなぁ

でも、徐々に新しく覚える事は減っていきますので、必ずちょっとずつ楽になっていきます。

まずは、「まとめやすいメモ帳を用意する」ところから、チャレンジしてみましょう!

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